Intern Reglement Okiddo vzw

Inleiding

Dit intern reglement heeft tot doel de werking en gedragsnormen van Okiddo vzw te definiëren, een organisatie die kampen, workshops en verjaardagsfeestjes organiseert voor kleuters, kinderen van de lagere school en tieners tot 16 jaar. Alle bestuursleden, medewerkers, vrijwilligers en deelnemers dienen zich aan dit reglement te houden.

Organisatorische Structuur

1. Bestuur
Het bestuur van Okiddo vzw is verantwoordelijk voor de algemene werking en besluitvorming van de organisatie.

2. Medewerkers en Vrijwilligers
Medewerkers en vrijwilligers worden geselecteerd op basis van hun ervaring en bekwaamheden. Ze dienen te voldoen aan de nodige veiligheids- en screeningseisen, zoals bepaald door de geldende wetgeving.

3. Deelnemers
Deelnemers aan de activiteiten van Okiddo vzw moeten zich aan de instructies en regels van de organisatie houden.

Gedragsnormen

4. Respect
Okiddo vzw streeft naar een omgeving van respect en wederzijds begrip. Alle deelnemers dienen respect te tonen voor elkaar, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst, religie of achtergrond.

Okiddo is een pluralistische werking. Dat wil zeggen dat iedereen welkom is. Of hij/zij nu grote of kleine voeten heeft, bruine, groene, blauwe of andere ogen heeft, groot of klein van gestalte is, rond of slank is, een lichte of een donkere huidskleur heeft, een korte of een lange neus heeft, arme of rijke ouders heeft, versleten of nieuwe kleren aan heeft, een beugeltje of geen beugeltje draagt, vrijzinnig, christelijk, moslim of welke filosofische overtuiging dan ook heeft, blond, bruin, zwart of ander haar heeft, … vul a.u.b zelf verder aan waarin je verschilt met anderen want iedereen is uniek.

Al deze verschillende kinderen leren bij Okiddo op een beleefde en respectvolle manier met elkaar omgaan. Zij leren dat anders zijn geen reden kan zijn om niet met elkaar om te gaan. Zij leren dat respect krijgen, vertrekt vanuit het geven van respect. Wij waken op het taalgebruik. Een gebruik van onbeschofte, lompe of uitdagende taal is immers een teken van weinig respect voor de ander. Als kinderen met elkaar leren spelen of omgaan, dan is reeds een eerste basis gelegd om later met elkaar te kunnen samenwerken. Wij hopen dat deze kinderen het vuur met zich zullen meedragen om een wereld te helpen uitbouwen waarin iedereen een plaatsje kan vinden. 

Alle medewerkers dragen er zorg voor dat: 

• iedereen zich thuis voelt
• niemand uitgesloten of gepest wordt 
• iedereen aan bod kan komen 
• de kinderen geen gewelddadig spelgedrag vertonen 
• ze allert zijn voor gevaarlijke situaties en gevaarlijke situaties vermijden
• niemand de plaats van de activiteit verlaat zonder toestemming 
• er geen onbekenden de plaats van de activiteit betreden 
• er onmiddellijk ingegrepen wordt in geval van ongeval of ziekte 
• alles hygiënisch blijft
• iedereen zich milieuvriendelijk gedraagt

5. Veiligheid

Veiligheid heeft de hoogste prioriteit. Alle activiteiten worden zorgvuldig gepland en uitgevoerd met aandacht voor de veiligheid van alle deelnemers. Deelnemers dienen instructies op te volgen en eventuele veiligheidsrichtlijnen te respecteren.

6. Gedrag
Gewelddadig gedrag, pesten, discriminatie, misbruik of ongepast gedrag wordt niet getolereerd. Okiddo vzw behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich hieraan schuldig maken de toegang tot activiteiten te ontzeggen.

7. Gezondheid
De gezondheid van deelnemers staat centraal.
Deelnemers dienen eventuele medische aandoeningen, allergieën of andere gezondheidsproblemen vooraf aan Okiddo vzw te melden.

Algemene en Financiële Aspecten

8. Kostprijzen van workshops en feestjes + inschrijvingsgelden van kampen + betalingen
De betalingsvoorwaarden en de hoogte van de kostprijs en het inschrijvingsgeld worden jaarlijks vastgesteld door het bestuur. Deelnemers/Oganisatoren dienen tijdig en volledig te betalen.

9. Vakantiekampen
9.1. Registratie en Inschrijven
Okiddo is toegankelijk voor alle kinderen van 2 tot 16 jaar.

• Kleuterkampen: 2-6 jaar
  • Kleuters zijn welkom vanaf het moment dat ze zindelijk zijn en geen middagdutje meer nodig hebben.
  • Kleuters die niet zindelijk zijn of op systematische tijd “ongelukjes” hebben, kunnen van de kampen uitgesloten worden. 
• Keuzekampen voor kinderen van de lagere school: 6-12 jaar
• Moni Traject: 12-16 jaar

We werken via een ledenplatform. Voor hulp bij registratie en inschrijvingen kan je hier terecht voor meer info: https://leden.okiddo.be/swingit/pub/how_to_subscribe?iframe=1

• Indien je bericht krijgt dat het kamp van jouw kiddo’s keuze reeds volzet is, kan je inschrijven op de wachtlijst. Indien er alsnog een plaatsje vrij komt, wordt je hiervan meteen telefonisch of per e-mail op de hoogte gebracht. Uiteraard ben je op dat moment niet verplicht de inschrijving te voltooien.
• Inschrijving is steeds voor de volle tijdsduur van het kamp. Elke dag aanwezig zijn is geen verplichting, maar je kan niet inschrijven per dag.
• Bij minder dan 5 inschrijvingen per kamp kan Okiddo het kamp annuleren. Wij betalen dan zo snel mogelijk het kamp terug of gaan samen met u op zoek naar een ander Okiddokamp.

9.2. Annulatievoorwaarden Vakantiekampen
Okiddo vzw hanteert een duidelijk beleid voor terugbetalingen in geval van annuleringen of andere onvoorziene omstandigheden.

Regels bij annulatie:
Bij annulatie wegens ziekte (adhv een doktersattest) of bij annulatie tot 2 weken voor de start van het kamp, wordt uw inschrijvingsgeld vrijgegeven en komt daarbij als tegoed te staan op uw ledenzone. Dit tegoed kan u dan gebruiken voor inschrijving in een volgend kamp. Zonder verwittiging of bij verwittiging in de 2 weken voorafgaande aan het kamp, wordt geen tegoed voorzien.

9.3 Aan- en afmelden
De kinderen mogen zich vanaf 8u00 aanmelden en dienen door de ouders, voogd of een door de ouders aangestelde begeleider voor 17u00. opgehaald te worden. De medewerkers van Okiddo kijken er altijd op toe dat de kinderen door een “gekend” persoon afgehaald worden. In geval van twijfel wordt de betrokkene verzocht zich te legitimeren bij de verantwoordelijke. Het is niet toegestaan de werking te verlaten zonder de verantwoordelijke of één van de monitoren daarvan op de hoogt gebracht te hebben. 

Kinderen die systematisch te laat afgehaald worden, kunnen van de kampen uitgesloten worden. 

De verantwoordelijke houdt dagelijks de aanwezigheidslijsten bij en zorgt er voor dat de monitoren ten allen tijde deze lijsten kunnen raadplegen.

9.4 Dagindeling
De dagindeling ziet er schematisch als het volgt uit: 

• 8u00 – 9u00: Aanmelding en toezicht 
• 9u00 – 12u00: activiteiten + 10-uurtje
• 12u00 – 13u30: Lunchpauze en vrij spel onder toezicht 
• 13u30 – 16u00: activiteiten + 4-uurtje
• 16u00 tot 17u00: Afhaling en vrij spel onder toezicht 

9.3 Werking
De verantwoordelijke bepaalt in overleg met de monitoren de dagelijkse bezetting van de monitoren, hulpmonitoren en andere ondersteunende vrijwilligers. De werking zelf dient van dag tot dag door hij/zij goedgekeurd te worden. Indien de bezetting een goede werking toelaat, kan de verantwoordelijke beslissen om bepaalde medewerkers niet op te roepen. In principe kan de verantwoordelijke altijd beslissen om bijkomende medewerkers op te roepen of verzoeken om tijdelijk de medewerking te staken. 

De kinderen worden ingedeeld in groepen volgens leeftijd en keuzekamp. De coördinatoren oordelen over de haalbaarheid van de groepen om te werken met één of meerdere monitoren.

Okiddo ziet er op toe de naam en de faam van de school in ere te houden. Zij gaat respectvol en zorgzaam met het terrein en de gebouwen om.

De medewerkers zijn hoofdzakelijk vrijwilligers.

In geval van ongeval wordt de noodsituatie van kracht. Er wordt gezorgd dat er geen groepen zonder begeleider vallen. 

In geval van ongeval worden steeds de betrokken ouders onmiddellijk op de hoogte gebracht. 

Het persoonlijk gebruik van GSM en andere persoonlijke multimediale toestanden wordt niet toegelaten (tenzij in uitzonderlijke omstandigheden waarin de verantwoordelijke toegestemd heeft, zoals voor het maken van foto’s). 

De monitoren richten zich tot de kinderen in het Algemeen Nederlands en gebruiken gepast taalgebruik. 

Samen met Okiddo denken wij aan het milieu en de omgeving 

• We hebben oog voor een zuinig energieverbruik en laten niet onnodig de lichten branden.
• Na de werking wordt nagegaan of alle kranen dicht zijn en of alle lichten gedoofd zijn.
• Het afval wordt gesorteerd in de daarvoor vooziene containers en vuilbakken.

Alle materiaal dat buiten ligt wordt elke dag netjes terug binnengebracht (tenzij gemonteerde tenten, zwembaden,…) 

Er wordt zorgzaam en zuinig met het materiaal omgegaan. 

Bij uitstappen buiten het terrein wordt steeds een EHBO-set meegenomen.

10. Verjaardagsfeestjes
10.1. Feestje reserveren
Feestjes dienen aangevraagd te worden via het aanvraagformulier op de website.

Na ontvangst zullen de medewerkers zorgvuldig de juiste begeleider plaatsen op het aangevraagde verjaardagfeestje en u contacteren om het feest vast te leggen.

Na reservatie zal het betaalverzoek verzonden worden, alsook de infofiche met alle praktische informatie en de printbare uitnodiging voor het betreffende verjaardagsfeestje.

Standaard km-vergoeding zal aangerekend worden indien het feestje plaatsvindt buiten de straal van 5km rond Kapellen (2950).

Alle richtlijnen voor de betaling zullen te vinden zijn op het betaalverzoek.

10.2 Annulatievoorwaarden Verjaardagsfeestjes
Regels bij annulatie:

Bij annulatie wegens ziekte van de jarige (adhv een doktersattest) of bij annulatie tot 2 weken voor het feestje, wordt het betaalde bedrag teruggestort op uw rekening. Zonder verwittiging of bij verwittiging in de 2 weken voorafgaande aan het feestje, wordt geen terugbetaling voorzien.

11. Workshops
11.1 Workshop reserveren
Workshops dienen aangevraagd te worden via het aanvraagformulier op de website.

Na ontvangst zullen de medewerkers zorgvuldig de juiste begeleider plaatsen op de aangevraagde workshop en u contacteren om de workshop vast te leggen.
Na reservatie zal het betaalverzoek verzonden worden, alsook de belangrijke praktische informatie betreffende het goede verloop van de workshop.

Standaard km)vergoeding zal aangerekend worden indien het feestje plaatsvindt buiten de straal van 5km rond Kapellen (2950).

Alle richtlijnen voor de betaling zullen te vinden zijn op het betaalverzoek.

11.2 Annulatievoorwaarden workshops
Regels bij annulatie:

Bij annulatie tot 2 weken voor de workshop, wordt het betaalde bedrag teruggestort op uw rekening. Zonder verwittiging of bij verwittiging in de 2 weken voorafgaande aan de workshop, wordt geen terugbetaling voorzien.

12. Uw gegevens
De wet van 8.12.1992 is van toepassing op de verwerking van de gegevens. Ze worden door OKIDDO VZW verwerkt voor de inschrijving, de communicatie met ouder(s) of voogden en het aanbieden van een veilige omgeving voor de ingeschrevenen. Je kan je steeds tot OKIDDO VZW wenden om deze gegevens in te zien. Je hebt ook het recht deze zo nodig te laten verbeteren. Ingezamelde gegevens worden niet aan derden vermeld. 

13. Slotbepaling
Dit intern reglement is van toepassing op alle aspecten van de werking van Okiddo vzw.

Het bestuur behoudt zich het recht voor om dit reglement op elk moment te herzien en bij te werken.

Dit intern reglement is opgesteld op 1 september 2023 en treedt in werking vanaf die datum.